ماتریس مدیریت چیست؟


انجام وظایف متعدد گاهی سبب می‌شود تا مغز دچار اشتباه شود و نتوانیم به کارها به درستی رسیدگی کنیم.
برای آنکه بتوانیم عمل‌کرد بهتری داشته باشید باید بدانیم مغزمان چطور کار می کند. مغز ما از دو بخش واکنشی و تفکر تشکیل می شود. می‌توان گفت بخش واکنشی بسیار  قدیمی تر بوده یعنی از زمان انسان‌های اولیه مورد استفاده قرار می گرفته. مثلاً شکارچیان باستان به محض حمله ببر از آن فرار می کردند. بخش واکنشی به مبارزه و محافظت کردن دعوت می‌کند. در‌واقع می‌توان گفت این بخش بیشتر اتوماتیک می‌باشد و به ما در قدرتمند بودن کمک می کند.
بخش تفکری به ما کمک می‌کند تا آگانه تصمیم بگیریم. اگر شما دچار تهدید۷ اضطراب، یا هیجان باشید این بخش به درستی کار نخواهد کرد. بخش تفکر همواره به انرژی و زمان بیشتری برای پردازش نیاز دارد.

چگونه مغز ما را فریب می دهد؟

گاهی ممکن است شما با انجام همزمان چندکار مواجه شوید و استرس هم داشته باشید. در این زمان بخش واکنشی و تفکر به جای هم عمل کرده و با انجام سریع کارها سعی می‌کنند شما را هرچه زودتر به آرامش برسانند.
وقتی کارها تمام شد تازه متوجه می‌شویم که انجام آن‌ها اصلاً ضرورتی نداشت و آن زمان تازه پی میبرید به کارهای بی‌اهمیت پرداخته اید.

راه اندازی یک استراتژی منطقی:

برای آنکه بتوانید رویکرد بهتری نسبت به فعالیت‌ها داشته باشید. برای این منظور می‌توانید از ماتریس مدیریت استفان کوی استفاده کنید. به گفته استفان کوی هر کاری دارای ۴ دسته به صورت زیر می باشد. 

۱ـ ضرورت

این قسمت به  رویدادهای پیش بینی نشده و مسائل ضروری را پوشش می دهد. فعالیت‌های این بخش با اینکه غیر منتظره هستند اما باید تا جایی که امکان دارد پیش‌بینی شوند.

۲ـ بهره وری فوق العاده ای

انجام این موارد ضروری نیست اما بهتر است انجام شود. شما باید برای وظایفی که بهره بیشتری دارند، وقت بیشتری صرف کنید.این فعالیت‌ها برای شما ارزش بیشتری دارند و بر کسب و کارتان تأثیر گذار ترند.

۳ـ حواس پرتی

این وظایف فوری بوده و در عین حال ممکن است وقت زیادی از شما بگیرد. از طرفی انجام این وظایف موجب حرکت رو به جلویی در شما نمی شود. همانطور که دویت آیزنهاور می گوید:«آنچه فوری است، به ندرت مهم است».
شما باید سعی کنید با کاهش تعداد این کارها در وقت خود صرفه جویی کنید. مثلاً اگر فرد دیگری در تیم می‌تواند انجام دهد به وی واگذار کنید. وظایف کوچک را به صورت باهم اجرا کنید. مثلاً یک ساعت برای پاسخ به ایمیل وقت صرف کنید به جای آنکه چند یک ریع صرف کنید.

۴ـ زباله

این وظایف مهم و فوری نیستند. انجام این فعالیت سود و آرامشی به شما نمی دهند. پس در انجام آن عجله نداشته باشید. حتی می‌توانید از انجامشان صرف نظر کنید.

چگونه بهتر تصمیم بگیریم؟

احساساتتان را کنترل کنید. میزان احساسات شما بر تصمیم گیری و نحوه عمل‌کرد مغز بسیار مؤثر است.
هشیار باش. هنگامی که احساس تنش می کنید، هیچ تصمیمی نگیرید. از اصل مکث ـ پاک کردن و تصمیم گیری استفاده کنید.
وظایف خود را مرتب کنید. ترتیب وظایف بر عمل‌کرد و تصمیم گیری بهتر شما بسیار مؤثر است. 
به عقب نگاه کن. از کارهایی که انجام داده‌اید گزارش عمل‌کرد تهیه کنید. از نرم افزارهای مدیریت زمان نیز می‌توانید استفاده کنید.

سعی کنید به جای انجام فشرده و همزمان چند کار بر روی تعداد کار کمتر تمرکز کنید. هنگامی که وظایف کمتر را درست تر انجام دهید متوجه می‌شوید چقدر عمل‌کرد بهتری داشته اید.


مطالب مرتبط